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digital mailroom

Indice dei contenuti

  1. Automazione del processo

  2. Smistamento intelligente

  3. Archiviazione e accesso facilitati

  4. Tracciabilità e monitoraggio

  5. Riduzione dei costi e dell’impatto ambientale

  6. Sicurezza dei dati

  7. Migliore servizio al cliente

  8. Assistenza tecnica

La gestione dei documenti è una sfida che ogni organizzazione deve affrontare quotidianamente. Dai documenti cartacei alle email, dai contratti ai moduli, dalla posta ordinaria alle PEC la quantità e la varietà di informazioni che devono essere elaborate, condivise e archiviate è sempre in aumento ed è facile sentirsi sopraffatti dall’afflusso costante di informazioni.

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Per superare queste sfide e trasformare la gestione dei documenti in un vantaggio competitivo, le organizzazioni hanno bisogno di una soluzione innovativa e integrata: la Digital Mail Room (DMR). La DMR è una soluzione che permette di gestire in modo efficiente e sicuro la posta in arrivo e in uscita di un’organizzazione, sia cartacea che elettronica.

Gruppo DR fornisce supporto per l’installazione e la configurazione della Digital Mail Room attraverso una serie di servizi e risorse per garantire un’implementazione efficace della piattaforma. Ecco alcuni dei vantaggi e benefici in cui Gruppo DR può supportare l’installazione e la configurazione della DMR:

  • automazione del processo

    Consente di automatizzare il flusso di lavoro associato alla gestione della posta. I documenti in entrata vengono scansionati, classificati, assegnati e inoltrati elettronicamente ai destinatari appropriati. Ciò riduce la necessità di manipolare fisicamente la posta e accelera il tempo di consegna delle informazioni.

  • Smistamento intelligente

    Vengono utilizzate tecniche di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e di intelligenza artificiale per identificare automaticamente il mittente, il destinatario e la tipologia del documento. Ciò consente di indirizzare rapidamente il documento alla persona o al dipartimento corretti, migliorando l’efficienza operativa e riducendo gli errori umani.

  • archiviazione e accesso facilitati

    La Digital Mail Room del Gruppo DR è perfettamente integrata con DocuShare il software di gestione documentale di Xerox Corporation. Questo rende facile e rapido l’accesso alle informazioni archiviate. I documenti possono essere cercati, visualizzati e condivisi con facilità, consentendo una migliore collaborazione tra i membri del team e un recupero delle informazioni più veloce.

  • Migliore servizio al cliente

    Grazie alla DMR del Gruppo DR è possibile rispondere più rapidamente alle richieste dei clienti. I documenti in arrivo possono essere inoltrati immediatamente ai responsabili per l’elaborazione.

  • Tracciabilità e monitoraggio

    L’integrazione con Xerox DocuShare rende possibile tenere traccia del progresso e dello stato dei documenti in tempo reale. Ciò consente di monitorare il flusso di lavoro, identificare eventuali ritardi o blocchi e intervenire tempestivamente per garantire una gestione efficiente della posta.

  • Riduzione dei costi e dell’impatto ambientale

    La digitalizzazione della posta elimina la necessità di stampare, spedire e archiviare documenti cartacei. Ciò comporta una significativa riduzione dei costi associati all’acquisto di carta, alle forniture per ufficio e alla gestione dello spazio di archiviazione fisica. Inoltre, riduce l’impatto ambientale legato al consumo di carta e all’emissione di gas serra associati alla logistica postale.

  • Sicurezza dei dati

    La Digital Mail Room del Gruppo DR offre un livello maggiore di sicurezza per le informazioni rispetto alla posta cartacea. I documenti digitalizzati possono essere crittografati e accessibili solo agli utenti autorizzati. Inoltre, i backup e i sistemi di recupero dei dati riducono il rischio di perdita o danneggiamento dei documenti.

Gruppo DR si impegna a supportare i clienti lungo tutto il percorso di implementazione della DMR, fornendo servizi di consulenza, assistenza tecnica e risorse formative per garantire un’installazione e una configurazione di successo.

La Digital Mail Room del Gruppo DR è una soluzione flessibile e scalabile che si adatta alle esigenze specifiche di ogni organizzazione.


Può essere implementata all’interno o all’esterno dell’ufficio, in modalità cloud o on-premise, con un livello di personalizzazione elevato.

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