Responsabile della conservazione

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Indice dei contenuti

Responsabile della conservazione interno o Outsourcing
Collaboratore interno o Outsourcing come Responsabile della conservazione
Quali sono i compiti del Responsabile della conservazione?
Benefici del ruolo del Responsabile della conservazione con Gruppo DR
Assistenza tecnica

La normativa AgID sulla conservazione è il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, adottato con Determinazione n. 455/2021 e entrato in vigore il 1° gennaio 2022.

Questo Regolamento definisce i requisiti generali e specifici che devono possedere i soggetti che offrono servizi di conservazione alla pubblica amministrazione e alle aziende private, nonché le modalità per l’iscrizione al marketplace dei servizi di conservazione gestito da AgID.

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Responsabile della conservazione interno o Outsourcing

Il challenge che l’azienda affronta nel ricoprire il ruolo di responsabile della conservazione tramite un collaboratore interno o in outsourcing è quello di garantire il rispetto delle norme e delle procedure previste dalla normativa AgID, nonché di assicurare l’integrità, l’autenticità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici conservati.

Collaboratore interno o Outsourcing come responsabile della conservazione

Le differenze tra le due modalità sono le seguenti:

Collaboratore interno

In questo caso, l’azienda nomina un proprio dipendente o collaboratore come responsabile della conservazione, che deve avere le competenze e le qualifiche richieste dalla normativa AgID, ovvero deve avere comprovate competenze giuridiche, archivistiche e informatiche, dunque deve essere una figura opportunamente formata poiché è la corretta conservazione che da valenza giuridica ai documenti nel tempo;
Costi interni e formazione del collaboratore: L’azienda deve assumersi i costi di stipendio e formazione del collaboratore interno responsabile della conservazione. Inoltre, potrebbe essere necessario fornire ulteriori risorse e supporto tecnologico per l’esecuzione delle attività di conservazione;
L’azienda deve organizzarsi per procedere con l’invio dei documenti al sistema di conservazione creando dei Pacchetti di Versamento (PdV) entro i tempi di conservazione che l’azienda ritiene più appropriati, ma comunque non oltre i tempi di conservazione stabiliti per legge per tutti i documenti che hanno una valenza fiscale. Potrebbe quindi essere utile che l’azienda acquisti un sistema di gestione documentale opportunamente strutturato per automatizzare questo processo;
I vantaggi di questa modalità sono il maggiore controllo e la maggiore flessibilità del processo di conservazione, nonché la possibilità di integrare il sistema di conservazione con gli altri sistemi informativi aziendali. Gli svantaggi sono i maggiori costi e le maggiori responsabilità legate alla gestione interna del processo di conservazione;

Outsourcing

In questo caso, l’azienda affida il ruolo di responsabile della conservazione a un soggetto esterno che è in grado di svolgere il ruolo a livello professionale. L’azienda deve stipulare un contratto con il fornitore esterno che regoli gli aspetti tecnici, organizzativi e giuridici del processo di conservazione. I vantaggi di questa modalità sono il minore impegno e la minore responsabilità dell’azienda, nonché il risparmio di costi e risorse legati alla gestione interna del processo di conservazione.

In entrambi i casi le responsabilità civili e penali a cui va incontro il responsabile della conservazione sono legate al corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici, che deve garantire la leggibilità, l’integrità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti nel tempo.

Il responsabile della conservazione deve redigere e aggiornare il manuale della conservazione, che esplica le procedure necessarie alle varie fasi del processo di gestione della documentazione digitale a norma. Inoltre, deve apporre la sottoscrizione elettronica e la marca temporale sui documenti o sulle loro impronte, attestando il corretto svolgimento del processo.

In caso di inadempimento o negligenza da parte del responsabile della conservazione, egli può essere chiamato a rispondere sia civilmente che penalmente delle conseguenze derivanti dalla perdita o dalla falsificazione dei documenti informatici conservati. La responsabilità civile può comportare il risarcimento del danno patrimoniale o non patrimoniale subito dal titolare dei documenti o da terzi. La responsabilità penale può comportare sanzioni pecuniarie o detentive a seconda della gravità del reato commesso.

È importante che l’azienda consideri attentamente le proprie esigenze, risorse e requisiti normativi prima di prendere una decisione sulla nomina del responsabile della conservazione, sia interno che in outsourcing. La scelta dipenderà dalle specifiche circostanze e dalle preferenze aziendali, tenendo conto dei vantaggi, delle sfide e delle differenze sopra menzionate.

Quali sono i compiti del Responsabile della conservazione?

Nelle aziende del Gruppo DR il ruolo di Responsabile della conservazione è svolto da un dottoressa in legge formata sui processi di conservazione che è coadiuvata da informatici esperti di gestione documentale e processi di conservazione a norma. il RdC deve avere comprovate competenze giuridiche, archivistiche e informatiche; dunque, deve essere una figura opportunamente formata poiché è la corretta conservazione che da valenza giuridica ai documenti nel tempo.

Esternalizzare il responsabile della conservazione può portare a una gestione più efficiente e specializzata dei documenti aziendali, riducendo i costi operativi, migliorando la sicurezza e la conformità e riducendo i rischi associati alla gestione interna dei documenti.

Responsabile della conservazione a norma durante una riunione aziendale

Affidare a Gruppo DR il ruolo del Responsabile della conservazione può offrire diversi vantaggi alle organizzazioni. Ecco alcuni dei benefici più comuni:

ESPERIENZA E COMPETENZE SPECIALIZZATE: L’assunzione di un responsabile della conservazione esterno consente di accedere a un pool di professionisti esperti e qualificati nel campo della conservazione. Queste persone hanno conoscenze specifiche sulle migliori pratiche, le normative e le tecniche più recenti per la gestione dei documenti e dei dati sensibili. Utilizzando le loro competenze, possono contribuire a garantire che i tuoi documenti vengano conservati correttamente e in conformità con le norme legali e regolamentari.
RIDUZIONE DEI RISCHI E MIGLIORAMENTO DELLA CONTINUITÀ AZIENDALE: Affidarsi a un responsabile della conservazione esterno può contribuire a ridurre i rischi associati alla perdita o alla corruzione dei documenti aziendali. I fornitori di servizi di conservazione offrono soluzioni di backup e di ripristino dati, garantendo la protezione e la disponibilità dei documenti critici anche in caso di eventi catastrofici o di emergenze. Ciò garantisce una maggiore continuità delle operazioni aziendali e una rapida ripresa in situazioni di crisi.
MIGLIORAMENTO DELL’EFFICIENZA OPERATIVA: Un responsabile della conservazione esterno si occuperà di tutte le attività legate alla conservazione a lungo termine e la distruzione sicura. Ciò libera il personale interno da queste responsabilità, consentendo loro di concentrarsi su compiti più strategici e a valore aggiunto. Inoltre, un fornitore di servizi specializzato può utilizzare strumenti e tecnologie avanzate per automatizzare i processi di conservazione, migliorando ulteriormente l’efficienza e l’accessibilità dei documenti.

Gruppo DR si impegna a supportare i clienti lungo tutto il percorso, fornendo servizi di consulenza, assistenza tecnica e risorse formative per garantire un’installazione e una configurazione di successo.

Per ulteriori informazioni sul Responsabile della conservazione e per richiedere una consulenza personalizzata, è possibile compilare il seguente modulo contatti.

Un consulente del Gruppo DR sarà lieto di fornire tutte le informazioni necessarie e di aiutarla a scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.

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