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Soluzioni di gestione documentale e conservazione a norma per RESPONSABILI AMMINISTRATIVI E FINANZIARI

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La gestione documentale e la conservazione a norma sono due aspetti fondamentali per la sicurezza e l’efficienza di un’azienda. Scopri con un click come puoi migliorare la tua gestione documentale e la tua conservazione a norma, con una soluzione innovativa e personalizzata per le tue esigenze.

SOSTENIBILITÀ AMBIENTALE

A partire dal 2024, le aziende dovranno includere nel loro bilancio i parametri di impatto ambientale, al fine di promuovere una maggiore trasparenza e responsabilità nella gestione delle risorse naturali.

Questo rappresenta un importante passo avanti verso un futuro più sostenibile. Ridurre l’impatto ambientale della stampa dei documenti è uno degli obiettivi perseguibili seguendo le indicazioni sulla Eco-sostenibilità nella stampa dei documenti.

È possibile sensibilizzare su questo aspetto tutte le persone in azienda utilizzando il Xerox Print awareness tool e disporre dei dati per calcolare il vostro impatto con il Calcolo Carbon Footprint. Infine, gestire materiali esausti in modo responsabile.

GESTIONE DOCUMENTALE

La Gestione Documentale è un’importante risorsa per tutte le organizzazioni che desiderano ottimizzare e semplificare la gestione dei propri documenti e contenuti digitali.

Il Gruppo DR offre una vasta gamma di soluzioni innovative che vi aiuteranno a gestire in modo efficiente i flussi di lavoro, l’acquisizione dei contenuti e la conservazione dei documenti. Mediante la nostra Digital Mail Room (e l’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale e Machine Learning) è possibile semplificare l’acquisizione e indicizzazione automatica sia delle mail e delle PEC con i loro allegati.

È anche possibile integrare via web-service l’acquisizione dei documenti generati da altre applicazioni e dei documenti cartacei. Avrete a disposizione strumenti innovativi per ottimizzare i processi aziendali quali il modulo per la Gestione del Protocollo, che è stato integrato il sistema di Gestione Documentale all’avanguardia Xerox DocuShare.

Per semplificare ulteriormente le operazioni aziendali, offriamo soluzioni per i processi approvativi e la Firma Digitale, mantenendoci sempre allineati alle Linee guida AgID. Inoltre, forniamo informazioni chiare sulle Tempistiche e i documenti da portare in conservazione, insieme ai vantaggi della Dashboard del processo di Conservazione.

Esplorate le nostre soluzioni come Work Flow Central, DocuShare GO, DocuShare Flex e DS Share Portal per scoprire come possiamo personalizzare la vostra esperienza e adattarci alle vostre specifiche esigenze.

CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

La conservazione dei documenti digitali, effettuata in conformità con la normativa e le Linee Guida AgID, consente di proteggerli e mantenerli inalterati nel corso del tempo. Uno dei primi aspetti da valutare è “Quali documenti portare in conservazione” e le tempistiche da rispettare previste dalla normativa vigente. Una particolare importanza riveste la “Gestione e Conservazione delle PEC“, che a breve cambieranno il nome in REM, e saranno utilizzabili in tutta Europa.

La conservazione delle Fatture Elettroniche e degli ordini NSO/Peppol è ormai una pratica comune per tutte aziende, ma la gestione di questi documenti digitali continua spesso ad essere effettuata sulla carta e manualmente come avveniva in passato perché in molte organizzazioni non è stato implementato un processo di integrazione delle Fatture Elettroniche e degli ordini NSO/Peppol con il sistema di gestione documentale aziendale.

Sono questi processi che devono venire descritti nel “Manuale della conservazione” che va redatto a cura del Responsabile della conservazione aziendale se l’azienda non ritiene più conveniente procedere con l'”Outsourcing del ruolo di Responsabile della conservazione“. Scoprirete come affidare questo ruolo a esperti esterni può aiutarvi a gestire al meglio i vostri archivi digitali.

SERVIZI DI DIGITALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE

Ove vi siano archivi cartacei particolarmente ampi o si tratti di documenti con un valore storico importante, come spesso avviene con l’archivio dei disegni tecnici e di desideri procedere con loro digitalizzazione è opportuno valutare prima alcuni aspetti per ridurre l’impatto economico ed organizzativo del processo di digitalizzazione.

Peraltro, è una buona regola stabilire a monte come procedere nel digitalizzare i processi e l’archiviazione dei documenti correnti per evitare di continuare ad alimentare gli archivi cartacei. Uno dei primi passi è quello di implementare forme di Modulistica Digitale integrata con i database aziendali in tutti i processi “Paper intensive”.

NOLEGGIO OPERATIVO, ACCOUNTING E RIDUZIONE DEI COSTI

La gestione dei sistemi di stampa professionali ha sicuramente un impatto economico e finanziario sul bilancio dell’azienda. Pertanto molte organizzazioni utilizzano software di accounting, per monitorare e controllare l’utilizzo dei sistemi multifunzione da parte dei collaboratori, assegnando codici personalizzati o badge magnetici, aumentando anche la sicurezza nella gestione di queste periferiche.

L’acquisizione dei sistemi ste avviene mediante formule di noleggio operativo che integrano l’acquisizione di hardware e dei software necessari in modo da poter disporre delle tecnologie più aggiornate e performanti, senza dover sostenere investimenti iniziali elevati o impegnare il proprio capitale. Inoltre, il noleggio operativo consente di dedurre fiscalmente le rate pagate e di semplificare la gestione amministrativa e contabile.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA

Gruppo DR propone l’unica soluzione di fatturazione elettronica integrata con Xerox® DocuShare® che ti consente di:

– Inviare e ricevere FE e renderle disponibili in modo semplice alla tua organizzazione
– Uniformare in digitale la gestione di tutti i documenti dell’ufficio
– Gestire digitalmente i tuoi processi di verifica e approvazione

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