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Autore: Gruppo DR

La Conservazione delle Email PEC: Una Guida Completa

Scritto da Gruppo DR il . Pubblicato in Blog, IT MANAGER & RESPONSABILE ACQUISTI, RESPONSABILI AMMINISTRATIVI E FINANZIARI.

Il Contesto Normativo e l’Importanza della PEC

Le email PEC (Posta Elettronica Certificata) sono diventate uno strumento cruciale nelle comunicazioni aziendali in Italia, come stabilito dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD). Questo obbliga le aziende italiane ad avere una casella PEC per interagire con la pubblica amministrazione e stabilisce che anche i professionisti regolamentati, come avvocati e commercialisti, debbano dotarsi di una PEC​​.

I Vantaggi della Conservazione delle PEC

Garanzia del Valore Legale e Probatorio:

Conservare le PEC secondo la normativa vigente assicura che mantengano il loro valore legale nel tempo, essenziale per eventuali contenziosi​​.

Protezione contro Perdite e Manomissioni:

La conservazione a norma protegge i documenti da perdite, danneggiamenti o alterazioni illecite​

Efficienza e Trasparenza nei Processi Documentali

Adottando una soluzione di gestione delle PEC, le aziende migliorano l’efficienza e la trasparenza nei loro processi documentali

Archiviazione Centralizzata e Ricerca Avanzata

Le soluzioni moderne di gestione PEC offrono archiviazione centralizzata e funzionalità avanzate di ricerca, che facilitano la gestione e il recupero dei messaggi.

Sicurezza e Accessibilità

I sistemi di gestione PEC offrono un alto livello di sicurezza e consentono l’accesso alle informazioni in qualsiasi momento e luogo.

Automazione dei Processi e Riduzione dei Costi

L’automazione di alcuni processi e l’utilizzo di sistemi cloud possono ridurre significativamente i costi di gestione e archiviazione dei messaggi PEC.

La Sfida della Conservazione

La gestione della PEC comporta sfide operative, come la gestione delle ricevute di consegna e accettazione, la risposta tempestiva ai messaggi, la condivisione sicura della casella PEC tra utenti e la gestione multicasella​​.

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Ma quali sono i migliori software per la conservazione delle PEC

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Ma cos’è la conservazione a norma della pec e quali sono gli obblighi

  1. Conservazione a Norma: La conservazione a norma implica l’uso di sistemi informatici appositi, che garantiscono l’integrità e la sicurezza dei documenti elettronici attraverso procedure di marcatura temporale​​​​.
  2. Obblighi e Termini di Conservazione: Le aziende sono obbligate a conservare le PEC per almeno 10 anni secondo il Codice Civile, un termine superiore ai 30 mesi previsti dal CAD per i provider di servizi PEC​​.

La conservazione delle email PEC è una pratica obbligatoria e fondamentale per le aziende e i professionisti. Implementare una soluzione di conservazione adeguata è essenziale per garantire conformità legale, sicurezza dei dati e efficienza operativa. Le aziende devono scegliere tra la gestione interna o l’affidamento a fornitori esterni, tenendo conto delle proprie risorse e esigenze specifiche.

persona con occhiali che lavora al computer

Collaboratore Interno o Outsourcing: Chi Scegliere come Responsabile della Conservazione?

Scritto da Gruppo DR il . Pubblicato in Blog, IT MANAGER & RESPONSABILE ACQUISTI, RESPONSABILI AMMINISTRATIVI E FINANZIARI.

La Scelta del Collaboratore Interno: Un Investimento in Competenze e Formazione

In ambito aziendale, la figura del responsabile della conservazione gioca un ruolo cruciale. Quando un’azienda opta per un collaboratore interno, essa designa un proprio dipendente, il quale deve possedere competenze giuridiche, archivistiche e informatiche in linea con le normative AgID. Questa scelta implica un’accurata formazione del personale, per assicurarsi che la conservazione dei documenti sia eseguita in modo corretto e legale, garantendo così la validità giuridica dei documenti nel tempo.

Questo percorso comporta per l’azienda dei costi non trascurabili, che includono lo stipendio e la formazione del collaboratore. Inoltre, può essere necessario investire in risorse aggiuntive e supporto tecnologico, in particolare per la creazione e l’invio di Pacchetti di Versamento (PdV) ai sistemi di conservazione. Un sistema di gestione documentale adeguato diventa così fondamentale per automatizzare e ottimizzare questo processo.

Tra i benefici di tale scelta si annoverano un maggiore controllo e flessibilità nel processo di conservazione, oltre all’integrazione con gli altri sistemi informativi aziendali. Tuttavia, questi vantaggi sono bilanciati da costi maggiori e responsabilità più ampie legate alla gestione interna del processo di conservazione.

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L’Opzione dell’Outsourcing: Efficienza e Riduzione del Carico Aziendale

Quando un’azienda si orienta verso l’outsourcing, delega il ruolo di responsabile della conservazione a un soggetto esterno professionista. Questa opzione richiede la stipula di un contratto che definisca gli aspetti tecnici, organizzativi e giuridici del processo di conservazione. I vantaggi principali includono un minor impegno e responsabilità per l’azienda, oltre a un potenziale risparmio sui costi e le risorse che sarebbero altrimenti impiegate nella gestione interna.

In entrambe le soluzioni, è fondamentale che il responsabile della conservazione adempia ai suoi doveri, assicurando la leggibilità, integrità, autenticità e reperibilità dei documenti nel tempo. Egli deve curare la redazione e l’aggiornamento del manuale della conservazione, apporre sottoscrizioni elettroniche e marche temporali, garantendo così la conformità del processo.

In caso di inadempienze o negligenze, il responsabile della conservazione può essere chiamato a rispondere sia civilmente che penalmente, con conseguenze che possono variare dal risarcimento danni fino a sanzioni pecuniarie o detentive.

Interno o Outsourcing? Una Decisione Basata su Esigenze e Risorse

La scelta tra un collaboratore interno e l’outsourcing deve essere ponderata attentamente dall’azienda. È essenziale valutare le proprie esigenze, risorse e requisiti normativi prima di prendere una decisione. La decisione finale dipenderà dalle specifiche circostanze e preferenze aziendali, considerando i vantaggi, le sfide e le differenze di ciascuna opzione.

In conclusione, sia che si opti per un approccio interno o per l’outsourcing, è imperativo assicurare che il processo di conservazione sia gestito con la massima attenzione e professionalità, al fine di salvaguardare l’integrità e la legalità dei documenti aziendali.

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Xerox Workflow Central: Rivoluzionare la Gestione Documentale e il Flusso di Lavoro Aziendale

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Introduzione a Xerox Workflow Central

Nel mondo del business moderno, la gestione efficiente dei documenti e l’automazione dei flussi di lavoro sono fondamentali per il successo aziendale. Xerox Workflow Central emerge come una soluzione software basata su cloud che trasforma il modo in cui le aziende gestiscono e ottimizzano i loro processi documentali.

Caratteristiche Principali di Xerox Workflow Central

Il cuore di Xerox Workflow Central è la sua capacità di acquisire e convertire documenti provenienti da varie fonti, inclusi scanner, e-mail e servizi di condivisione file. Questa versatilità permette un’integrazione perfetta con le infrastrutture IT esistenti, rendendo la gestione documentale più fluida e integrata.

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Vantaggi dell’Utilizzo di Xerox Workflow Central

Uno dei maggiori vantaggi di Xerox Workflow Central è il risparmio sui costi. Riducendo la necessità di elaborazione manuale, le aziende possono notare un significativo incremento nella produttività e un calo nei costi operativi. Inoltre, l’automazione dei flussi di lavoro documentali porta a un miglioramento dell’efficienza, consentendo alle aziende di completare le attività in modo più rapido e accurato.

scarica la brochure

Benefici Unici di Xerox Workflow Central

La flessibilità di Xerox Workflow Central permette una personalizzazione su misura per soddisfare le esigenze specifiche di ogni azienda. Inoltre, aiuta a garantire la conformità con normative importanti come HIPAA e GDPR, grazie alle sue avanzate funzionalità di sicurezza e privacy.

Xerox Workflow Central: La Soluzione Cloud per la Conversione dei Documenti

Come soluzione cloud, Xerox Workflow Central offre flessibilità e accessibilità migliorando l’efficienza lavorativa. È ideale per stili di lavoro impegnati e sempre in movimento, consentendo la conversione dei file fisici e digitali in formati utilizzabili ovunque e su qualsiasi dispositivo​​.

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Conservazione documenti

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Cosa si intende per conservazione digitale a norma?

Possiamo definire la conservazione digitale a norma come un processo di archiviazione, gestione e preservazione che si applica alle informazioni digitali, inclusi documenti, documenti di testo, immagini e altri contenuti digitali, al fine di garantirne la sicurezza e l’integrità nel tempo.

È la giusta strategia per assicurare che tutti i dati siano conservati nel tempo in modo coerente, sicuro ed efficace, mantenendo il loro valore legale ed evidenziale senza che risultino alterati o compromessi. Si include infatti nel processo anche l’implementazione di misure per prevenire la possibilità di modifiche non autorizzate o l’accesso non autorizzato alle informazioni.

La conservazione digitale a norma è obbligatoria per legge in alcune circostanze ed è fondamentale per garantire la conformità alle normative e principi legali vigenti. L’iter per raggiungerla è formato da diverse fasi esposte a regole e norme da osservare scrupolosamente per non compromettere la validità dei documenti. 

Benefici per l’azienda

La conservazione a norma offre una serie di vantaggi alle aziende. Innanzitutto, consente loro di adempiere ai propri obblighi normativi in materia documentale. Inoltre, mantiene i documenti digitali sicuri e al sicuro da eventuali danneggiamenti o perdite. 

La conservazione a norma facilita anche la ricerca di documenti e informazioni essenziali in modo semplice ed efficiente, ciò significa che le aziende possono risparmiare tempo e denaro nella gestione della documentazione, oltre ad evitare possibili sanzioni amministrative. 

L’utilizzo di un sistema di conservazione a norma può aumentare la trasparenza e la fiducia del cliente nell’azienda, poiché dimostra che l’azienda è seria e responsabile nella gestione dei documenti.

In definitiva, la conservazione a norma rappresenta un grande vantaggio per le aziende, sia per adempiere agli obblighi normativi che per ridurre i costi e massimizzare l’efficienza operativa, può avere anche finalità archivistiche ed essere utile nella valorizzazione del patrimonio storico e culturale delle aziende.

Primo passo per la digitalizzazione dei processi

La digitalizzazione dei processi è uno dei passaggi più importanti per rendere le aziende più efficienti e competitive, è necessario prima di procedere, assicurarsi che si rispettino le normative relative alla conservazione dei documenti.

Esistono diverse strategie di conservazione a norma che le aziende possono adottare per proteggere i dati dell’azienda da possibili minacce esterne, una di queste prevede l’adozione di un sistema di gestione documentale centralizzato che fornisca agli utenti un accesso sicuro a tutti i documenti pertinenti, nonché un meccanismo di crittografia per proteggere i dati sensibili. Inoltre, gli archivi devono essere dotati di soluzioni antimalware per prevenire eventuali attacchi informatici.

Tutte le organizzazioni dovrebbero adottare politiche chiare sulla conservazione e la gestione della documentazione in modo da assicurare che vengano mantenuti standard elevati in termini di protezione della privacy e raccolta delle informazioni. Le politiche dovrebbero anche prevedere soluzioni scalabili per soddisfare i requisiti in continua evoluzione delle normative vigenti. Una strategia ben pianificata ed eseguita con precisione garantirà il successo dell’intero processo di digitalizzazione.

Evitare di continuare a far crescere gli archivi cartacei

Per la conservazione a norma dei documenti, è importante evitare di continuare ad accumulare archivi cartacei, le informazioni aziendali sono preziose e devono essere protette. Per farlo, è utile digitalizzare i documenti importanti e archiviarli in modo sicuro.

Grazie alla digitalizzazione si ridurranno fortemente i costi di stampa nelle aziende e le informazioni potranno essere condivise in modo più semplice e veloce tra le persone, accedervi sarà più semplice anche fuori sede.

Con una soluzione digitale affidabile, è possibile trasformare l’archiviazione cartacea in un processo più efficiente ed economico per garantire che la vostra organizzazione sia sempre conforme alla normativa vigente e migliorare l’efficienza aziendale, eliminando errori di trascrizione ed elaborando rapidamente grandi quantità di dati.

Opponibilità a terzi dei documenti nativamente digitali 

I documenti nativamente digitali, come le email inviate tramite posta elettronica certificata (PEC), sono opponibili a terzi ai sensi dell’articolo 2702 del codice civile, questo significa che tali documenti possono essere utilizzati come prova valida in un processo legale, a condizione che siano stati emessi e conservati a norma di legge.

In particolare, la conservazione deve essere effettuata utilizzando una modalità tale da consentire l’identificazione del soggetto che ha emesso il documento, l’individuazione della data in cui è stato creato e l’integrità del contenuto, per questo, la conservazione deve avvenire tramite tecnologie di firma digitale o altri mezzi tecnici idonei.

La conservazione a norma assicura l’opponibilità a terzi dei documenti nativamente digitali e protegge i soggetti titolari della prova da eventuali contestazioni circa l’autenticità o la validità del documento in questione.

Conformità alla normativa AgID

La conservazione a norma di documenti digitali è un’attività, come abbiamo visto, fondamentale per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati nella vita professionale. La normativa AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) definisce le linee guida che devono essere seguite dalle aziende per garantire una corretta conservazione dei documenti.

Le principali regole riguardano la creazione di un ambiente di conservazione sicuro, che prevede il rispetto delle norme sulla privacy e la protezione da virus, malware e altre minacce informatiche. I documenti devono essere crittografati e firmati digitalmente, con procedure che assicurino l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto.

Gli utenti finali possono accedere alle informazioni solo tramite autenticazione elettronica o biometrica, tutti i dati devono essere gestiti nel rispetto del codice della privacy e del GDPR (General Data Protection Regulation), tutti i documenti devono essere verificati periodicamente per garantire la validità della conservazione a norma.

Formazione (acquisizione dei metadati)

La formazione sull’acquisizione dei metadati è essenziale per la conservazione a norma, i metadati descrivono i documenti digitali, come immagini, documenti e video, e possono essere utilizzati per rintracciare e recuperare i contenuti più velocemente. 

Corretto è iniziare con l’approfondimento delle tecniche che devono essere applicate a ciascun tipo di documento digitale, ad esempio, gli esperti devono imparare come tracciare le informazioni pertinenti come autore, data di creazione, categoria e altre informazioni relative al documento, per arrivare infine a comprendere come inserire correttamente i dati in un formato standard per assicurare una conservazione a norma.I professionisti che si occupano della gestione della conservazione a norma dovrebbero prendere in considerazione la partecipazione a corsi di formazione sull’acquisizione dei metadati, è necessario possedere una visione generale del processo e saper gestire le informazioni raccolte in modo efficiente ed efficace.

Gestione

Una buona gestione a norma comporta l’utilizzo di metodi di archiviazione affidabili per garantire che i documenti digitali siano memorizzati in modo sicuro. I metodi di archiviazione più comunemente usati includono sistemi di archiviazione basati su cloud, hard disk esterni, dischi rigidi o server dedicati, questo consente alle organizzazioni di salvare copie della documentazione elettronica presso sedi multiple o presso i propri server remoti.

Le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di crittografare i file con software specializzato, al fine di proteggerli da accesso non autorizzato o utilizzo improprio, ma anche la registrazione delle attività degli utenti sul sistema informatico per il monitorare il comportamento ed il rispetto delle normative pertinenti.

Conservazione

La conservazione dei documenti è una pratica fondamentale in ogni organizzazione, che garantisce la tutela e la sicurezza di documenti di proprietà, informazioni importanti e dati sensibili.

È importante adottare pratiche di conservazione a norma per evitare sanzioni legali, perdite finanziarie, danni all’immagine e altri problemi che possono intaccare la reputazione dell’organizzazione. I documenti devono essere gestiti in modo sicuro ed efficiente, secondo le normative legali vigenti.

In ogni organizzazione dovrebbe esserci un team dedicato alla conservazione, che dovrà monitorare costantemente le politiche interne ed esterne relative alla gestione della documentazione, in modo da prevenire violazioni della privacy o altri problemi legalmente rilevanti.

Cosa sono i metadati e vantaggi per l’organizzazione dinamica

I metadati sono informazioni che descrivono, organizzano e rendono accessibili i contenuti digitali, permettendo di rintracciare e recuperare i file con facilità.

Gli utenti possono utilizzare i metadati per identificare e localizzare i file, classificare, archiviare e gestire la propria documentazione in modo più efficiente, ad esempio è possibile aggiungere tag o parole chiave a un file per identificarlo come documento di interesse legale o da conservare a norma.

I vantaggi principali dell’utilizzo dei metadati per l’organizzazione dinamica sono:

  • Miglioramento della ricercabilità: I metadati possono essere utilizzati per creare indicizzazioni più precise che consentano di trovare il contenuto desiderato con maggiore rapidità;
  • Riduzione del tempo necessario alla localizzazione dei file: I metadati consentono agli utenti di individuare rapidamente le informazioni desiderate senza dover navigare attraverso cartelle o sottocartelle;
  • Miglioramento dell’efficienza: I metadati possono essere utilizzati per classificare le informazioni sul livello appropriato e consentire agli utenti di accedere direttamente al contenuto più pertinente;
  • Riduzione degli errori: L’utilizzo dei metadati riduce le probabilità di errore e assicura che i file siano archiviati correttamente;
  • Aumento della produttività: I metadati accelerano il processo di recupero delle informazioni riducendo il tempo necessario per la ricerca manuale.
  • In conclusione, l’utilizzo dei metadati può offrire diversi vantaggi all’organizzazione in termini di ricercabilità, efficienza e conservazione a norma.

Quali documenti portare in Conservazione

Oggi, la normativa riconosce la sostituzione dei tradizionali supporti cartacei della documentazione amministrativa in favore del documento informatico, una rivoluzione iniziata nel 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59).

Alcuni documenti devono essere quindi custoditi su supporto informatico, quali ad esempio i documenti contabili, le fatture e tutte le altre tipologie di documentazione previste dalla legge.

Questo processo di conservazione digitale è obbligatorio per tutte le imprese che effettuano transazioni commerciali e che hanno l’obbligo di produrre della documentazione a seguito, per enti pubblici o privati che devono conservare i dati relativi a determinati processi lavorativi.

Ecco un elenco di alcuni dei documenti che sono soggetti a conservazione a norma:

1- Documenti fiscali:

  • Fatture di vendita e di acquisto
  • Ricevute fiscali
  • Nota di credito e di debito
  • Registri IVA
  • Dichiarazioni dei redditi e dei contributi previdenziali
  • Registri contabili fiscali

2 – Documenti contabili:

  • Bilanci e conti economici
  • Libro giornale e libro inventari
  • Registri contabili
  • Registri degli stipendi e dei salari
  • Ricevute di pagamento

3 – Documenti amministrativi:

  • Contratti e accordi legali
  • Documenti relativi al personale (ad es. assunzioni, licenziamenti, ferie)
  • Documenti relativi ai fornitori e ai clienti (ad es. accordi di pagamento, richieste di acquisto)
  • Documenti relativi alla proprietà dell’azienda (ad es. proprietà immobiliari, brevetti)

4 – Documenti sanitari:

  • Cartelle cliniche dei pazienti
  • Prescrizioni mediche e farmaceutiche
  • Referti medici e diagnostici
  • Documenti relativi alla sicurezza e alla salute dei lavoratori

Tutti questi documenti devono essere conservati a norma, ovvero in conformità con le leggi e le normative applicabili al tipo di documento e al settore di appartenenza. La durata di conservazione può variare a seconda del tipo di documento e delle normative applicabili. Ad esempio, le dichiarazioni dei redditi devono essere conservate fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione, mentre i documenti sanitari devono essere conservati per almeno 10 anni dalla data di chiusura della cartella clinica.

Scopri l’elenco dei documenti che le aziende portano in conservazione digitale

Tempi da rispettare per la conservazione dei documenti amministrativi

Per rispettare le normative fiscali per la conservazione dei documenti ed evitare possibili sanzioni, è fondamentale che nessuna azienda o ente pubblico si trovi impreparato di fronte agli aggiornamenti e alle eventuali modifiche di legge, e che quindi la documentazione venga conservata digitalmente in modo corretto e attraverso un sistema certificato, in grado di garantire la protezione e la validità legale di ogni documento tenendo conto dei tempi da rispettare.

Ogni documento conservato deve soddisfare i requisiti di legge, tra cui la tempistica di conservazione. Per esempio, secondo l’articolo 22 del Decreto Legislativo n. 82 del 2005, tutti i documenti amministrativi devono essere conservati per un periodo di almeno dieci anni dalla data in cui sono stati prodotti o ricevuti. Se si tratta di documenti che riguardano attività finanziarie, la tempistica è più ampia e può arrivare fino a 20 anni. Inoltre, le fatture elettroniche devono essere conservate per almeno cinque anni dalla data in cui sono state emesse o ricevute.

I tempi di conservazione possono variare a seconda del tipo di documento e della legge applicabile. Ad esempio, i dati relativi alla privacy devono essere conservati per almeno sei anni dalla data in cui sono stati raccolti o elaborati, secondo il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Inoltre, le dichiarazioni fiscali devono essere conservate per almeno cinque anni a partire dal momento in cui vengono presentate alle autorità competenti.

Per garantire la conformità normativa, è importante rispettare i tempi di conservazione previsti dalla legislazione vigente. È fondamentale che tutti i documenti siano archiviati correttamente e preservati in modalità digitale affidabile e sicura, come richiesto dall’articolo 43 del Decreto Legislativo n. 82 del 2005. La mancata osservanza della tempistica può comportare sanzioni amministrative o penali severe, quindi è importante assicurarsi di rispettare tutte le normative pertinenti alla conservazione della vostra organizzazione.

La funzione della gestione documentale

La gestione documentale è una funzione essenziale nella conservazione a norma. Permette di organizzare, archiviare e preservare i documenti in modo da garantire l’accessibilità, la correttezza e l’integrità dei documenti per un periodo di tempo definito.

La gestione documentale include la creazione, l’archiviazione, la conservazione e l’accesso ai documenti, è importante tenere traccia delle modifiche effettuate al contenuto del file, chi ha effettuato le modifiche e quando sono state apportate.

Ci sono una serie di passaggi necessari per implementare un sistema di gestione documentale conforme alla legge sulla conservazione a norma. È necessario definire un insieme di politiche che regolano come verranno archiviati e conservati i documenti, come linee guida su come i questi devono essere nominati ed etichettati, così come le procedure da seguire per la creazione, l’archiviazione e la conservazione dei dati.

La norma prevede l’applicazione criteri di sicurezza adeguati al sistema di gestione documentale per garantire che non vi siano rischi di accesso non autorizzato o uso improprio dei dati. La crittografia può essere utilizzata per proteggere i dati sensibili durante la memorizzazione o il flusso in rete,  possono essere applicate anche politiche di controllo degli accessi che prevedano autenticazioni complesse con codici PIN o password per evitare tentativi brutali di accesso non autorizzato.

Un’altra importante considerazione nella gestione documentale è la prevenzione della perdita dei dati: è necessario creare copie di backup regolarmente e conservarle in un luogo sicuro, assicurarsi che tutte le informazioni siano accurate e aggiornate in modo da evitare errori.

La gestione documentale può essere un processo complesso, ma se organizzata correttamente può aiutare le organizzazioni a rispettare le normative sulla conservazione a norma.

Processo di versamento automatizzato

Il processo di versamento automatizzato è una procedura che consente l’archiviazione automatica dei documenti in modo da evitare la dispersione o la perdita di documenti importanti.

La conservazione a norma prevede in genere che i documenti vengano archiviati con determinati standard che devono essere rispettati, con il processo di versamento automatizzato, queste regole possono essere seguite senza problemi, poiché tutti i documenti vengono archiviati automaticamente secondo le specifiche richieste.

L’archiviazione automatizzata consente di risparmiare tempo e denaro, non sono necessari interventi manuali per effettuare il versamento. Il processo è rapido ed efficiente, riduce il rischio di errore umano, può essere gestito anche da remoto, consentendo l’accessibilità in qualsiasi momento da parte degli utenti autorizzati.

Molte aziende utilizzano software specificamente progettati per supportare il processo di versamento automatizzato, una soluzione veloce e sicura.

Un’occasione irripetibile: i fondi di finanziamento del PNRR

Un’occasione imperdibile si sta profilando all’orizzonte in questo periodo: i fondi di finanziamento previsti dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR). Si tratta di un piano volto a sostenere la ripresa economica e sociale del Paese e a promuovere la transizione verso un’economia sostenibile.

I fondi, pari a 222 miliardi di euro, saranno erogati nell’arco dei prossimi sei anni attraverso programmi nazionali, regionali e locali. Questo piano rappresenta un’opportunità unica per le imprese italiane, che potranno accedere a finanziamenti per investimenti nella digitalizzazione, nella modernizzazione della produzione e delle infrastrutture, nonché nella conservazione a norma.

Una buona gestione dei fondi previsti dal PNRR sarà dunque fondamentale per garantire lo sviluppo economico del Paese. La conservazione a norma può costituire un elemento essenziale per trarre beneficio dai finanziamenti, poiché fornisce alle imprese la possibilità di raggiungere gli standard necessari per adeguarsi alle normative vigenti ed essere in grado di competere con successo sul mercato.

Il PNRR rappresenta un’occasione irripetibile per le imprese italiane che vogliono cogliere l’opportunità di modernizzare le proprie infrastrutture e processi produttivi secondo i più alti standard qualitativi ed ecologicamente sostenibili.

Quanto ti costa oggi archiviare oggi i tuoi documenti

Archiviare i documenti è un’attività importante per ottenere una corretta conservazione a norma. L’archiviazione della documentazione è un processo che può richiedere tempo ed impegno, ma può anche risultare piuttosto costosa. 

Il costo dipenderà in gran parte dal numero di documenti da archiviare, dalla tipologia di supporti da utilizzare e dalla durata dell’archiviazione.

Un’archiviazione cartacea può comportare un investimento iniziale piuttosto elevato, soprattutto se si devono acquistare contenitori adeguati, come ad esempio cassetti e armadi. Inoltre bisogna calcolare i costi di gestione, come le spese di trasporto e di stampa.

Se si opta per l’archiviazione digitale, i costi possono essere più bassi se si possiedono già strumenti come scanner e computer con software adeguato. L’investimento iniziale potrebbe consistere nell’acquisto del software necessario per la gestione della documentazione digitale, con il tempo però la quantità di denaro spesa sarà recuperata grazie alla facilità con cui saranno reperibili i documenti richiesti.

Creare un foglio di calcolo per fare una stima è un’ottima idea per conservare a norma le informazioni, fornire un modo semplice ed efficace per tenere traccia delle voci di bilancio, dei costi e dei guadagni. Si possono anche utilizzare i fogli di calcolo per registrare le informazioni in modo chiaro, ordinato e sicuro.

L’utilizzo di un foglio di calcolo consente di risparmiare tempo prezioso nella raccolta delle informazioni, di creare grafici e tabelle che aiutano a visualizzare i dati in modo più intuitivo.

Aneddoto: tutti i documenti fiscali disponibili con facilità

Una verifica da parte delle autorità competenti sulla gestione aziendale viene facilmente effettuata rendendo accessibili i dati regolarmente portati in conservazione a norma su un supporto informatico invece di dover andare nell’archivio polveroso di 10 anni per recuperare ogni documento giustificativo necessario alle autorità.

Grazie ai moderni sistemi di conservazione a norma, la consultazione dei documenti fiscali sarà semplice e veloce, saranno infatti catalogati e archiviati in modo ordinato, accessibili da qualsiasi dispositivo. 

Tutti i dati in conservazione a norma inoltre sono protetti da virus o intrusioni informatiche grazie agli standard di sicurezza più elevati che garantiscono una protezione ottimale, ed è possibile effettuare ricerche rapide attraverso l’utilizzo delle parole chiave, funzionalità che consente ai funzionari di recuperare rapidamente le informazioni desiderate all’interno dell’ archivio digitale, guadagnando molto tempo.

Gestione documentale, cos’è e quanto costa

Scritto da Gruppo DR il . Pubblicato in Blog, NEWS.

La gestione documentale è l’amministrazione corretta dell’intero ciclo di vita dei documenti, che siano cartacei o digitali, le informazioni al loro interno dovranno essere acquisite, archiviate e rese disponibili per la consultazione, la condivisione e la conservazione negli anni.

I documenti possono avere diversi contenuti, la loro corretta gestione organizzativa rappresenta oggi un processo strategico all’interno delle aziende. Per evitare che i documenti si possano deteriorare o addirittura smarrire, è necessario ottimizzare il processo di gestione documentale, magari ricorrendo a soluzioni informatiche.

Nello specifico si tratta di software che tengono traccia delle varie versioni e modifiche del documento, che permettono gestione e archiviazione dei file in uscita e che spediscono procedure e flussi documentali, cioè workflow.La digitalizzazione della documentazione porterà l’azienda ad una seria diminuzione dello spreco di carta, ma anche di tempo e di energie in quanto l’accesso ai documenti sarà molto più veloce ed efficiente.

Docu Share un sistema di gestione multilingue e multinazionale

Docu Share è un sistema di gestione documentale progettato per offrire una soluzione pratica e scalabile alle aziende che desiderano gestire i propri documenti in modo efficiente. Possiede una piattaforma multilingue e multinazionale che permette di ottenere il massimo dai propri documenti, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica.

Gli utenti possono utilizzare DS per creare, organizzare, archiviare e condividere facilmente i  documenti con altri utenti, accedendo da qualsiasi dispositivo, anche da remoto. Questo sistema dispone di funzionalità avanzate come la ricerca full-text, le classificazioni dei contenuti, la crittografia della cartella e può essere personalizzato in base alle esigenze specifiche. Permette di gestire qualsiasi tipo di informazione e offre molteplici opzioni per la condivisione, si integra con facilità con altri strumenti aziendali come la posta elettronica, il calendario e molto altro.

Per approfondire  https://www.gruppodr.it/soluzioni/gestione-documentale/

Quanto ti costa oggi archiviare oggi i tuoi documenti

Archiviare i documenti oggi può essere molto semplice e anche conveniente, i servizi di gestione documentale offrono soluzioni flessibili, sicure e a basso costo che consentono di archiviare in modo efficiente tutti i tuoi documenti.

In base alla quantità di documenti da archiviare, l’importo per l’archiviazione può variare. Se si dispone di un gran numero di documenti da archiviare, è possibile acquistare spazi di archiviazione più grandi che offrono tariffe più convenienti rispetto all’acquisto di singole unità. 

Il costo dell’archiviazione dipenderà dalle singole esigenze, è importante prendere in considerazione tutte le opzioni prima di decidere quale servizio di gestione documentale scegliere, per assicurarsi che si ottenga il miglior rapporto qualità-prezzo possibile.

Gestione documentale: i benefici per l’azienda

La gestione documentale può portare una serie di vantaggi significativi alle aziende come una maggiore sicurezza e protezione dei dati, la riduzione dell’utilizzo delle risorse come carta e toner ed efficienza nelle attività amministrative, vediamone insieme alcuni.

Univocità dell’archivi

L’univocità dell’archivio è un concetto fondamentale in relazione alla gestione dei documenti. Si tratta di assicurarsi che tutti i documenti presenti nell’archivio siano identificati in modo univoco, come ad esempio attraverso un codice di riferimento, significa cioè rendere unico e distinto ogni documento.

In questo modo si consente la corretta identificazione e gestione dei documenti, in modo da poterli rintracciare agevolmente al momento del bisogno. Inoltre, l’univocità consente di eliminare i duplicati presenti nell’archivio, evitando così la sovrascrittura di informazioni e lavorando più efficientemente.

La mancata adozione di un sistema di codifica univoco può portare a situazioni confusionarie ed estremamente disorganizzate, con gravi conseguenze sulla gestione documentale. Ad esempio, se due o più documenti sono identificati con lo stesso codice, non sarà possibile distinguerli tra loro, ciò comporterebbe ritardi e problemi con la conservazione della documentazione aziendale.

Al fine di garantire l’univocità dell’archivio è necessario disporre di sistemi adeguati per codificare e gestire i documenti al meglio, l’utilizzo di software progettati specificatamente è la soluzione ideale per automatizzare le attività relative all’identificazione e alla classificazione dei file.

Accesso alle informazioni da remoto, anche da mobile

Lavorare in modo efficiente da remoto è diventato sempre più importante. Dai dipendenti che lavorano da casa ai team di collaboratori dislocati in diverse parti del mondo, la necessità di accesso rapido alle informazioni è fondamentale. Una gestione della documentazione organizzata al meglio è essenziale per facilitare la collaborazione tra membri dello stesso team che lavorano a distanza.

Per agevolare l’accesso alle informazioni da remoto, anche da dispositivi mobili, esistono ora sistemi di gestione documentale che offrono funzionalità come la ricerca e la classificazione intelligente dei documenti, il monitoraggio delle modifiche, la condivisione sicura e collaborativa della documentazione in cloud e molto altro ancora.

Gli utenti, grazie a questi sistemi, avranno la possibilità di accedere al contenuto della documentazione da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo mobile, rendendo più efficiente il lavoro da remoto. Sarà anche possibile accedere contemporaneamente a più file e cartelle nella stessa istanza, eliminando i tanti invii via mail, allegati o condivisioni manuali di cartelle, ovvero ore preziose risparmiate!

Condivisione e collaborazione

La condivisione e collaborazione sono due aspetti basilari per una gestione documentale proficua.

La collaborazione nella gestione documentale offre la possibilità di lavorare insieme su file e contenuti e grazie a questo gli utenti lavoreranno insieme su progetti importanti oltre a seguire i processi aziendali senza difficoltà.

Una buona gestione documentale migliora la produttività della forza lavoro, riduce i tempi di risposta delle richieste e agevola lo scambio continuo e sicuro di informazioni all’interno dell’azienda

Digitalizzazione dei processi

La digitalizzazione dei processi è un passaggio cardine per l’efficientamento della gestione documentale, le informazioni trasformate in formato digitale, riducono i tempi e i costi di gestione e permettono una maggiore sicurezza nella conservazione dei dati.

Il processo di digitalizzazione può essere applicato a diversi ambiti aziendali, come l’archiviazione documentale, la gestione delle pratiche, la gestione degli ordini o ancora la conservazione della corrispondenza elettronica, garantendo un controllo costante. La gestione risulterà più accurata e ci sarà maggiore trasparenza nell’utilizzo delle risorse aziendali.

La digitalizzazione dei processi rappresenta quindi una soluzione ideale per chi ha l’esigenza di ottimizzare i tempi e i costi legati alla gestione documentale e al contempo garantire un elevato grado di sicurezza e privacy. tutto questo garantendo inoltre una riduzione degli spazi fisici e l’ottimizzazione di spazio virtuale in un’ottica di risparmio energetico.

Un’occasione irripetibile: i fondi di finanziamento del PNRR

Il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) rappresenta un’occasione irripetibile per le imprese italiane, che potranno beneficiare di consistenti finanziamenti finalizzati al rilancio dell’economia.

Grazie alla gestione documentale digitale, l’accesso ai finanziamenti PNRR diventa più semplice ed efficiente: le informazioni sono centralizzate e gestite in modo sicuro, tutti i documenti pertinenti vengono archiviati e classificati automaticamente, mentre le procedure di controllo possono essere effettuate con minore dispendio di tempo e risorse. Inoltre, grazie alle soluzioni basate sull’intelligenza artificiale, è possibile ottimizzare la gestione documentale e la scansione della documentazione obbligatoria richiesta dal PNRR per l’accesso ai fondi.

La gestione documentale digitale può rivelarsi un preziosissimo strumento per sfruttare al meglio gli opportunità offerte dal PNRR: organizzerà la documentazione necessaria, semplificherà l’accesso a tutti i file necessari e fornirà report dettagliati sull’andamento del progetto ammesso al finanziamento. Non lasciatevi sfuggire questa occasione irripetibile!

Scopri di più

Documento, informazioni, metadati

Con l’avvento della digitalizzazione, la gestione dei documenti è diventata un compito molto più semplice rispetto al passato. I documenti digitali possono essere raccolti in un sistema centralizzato con un’architettura che li rende facilmente accessibili a chiunque abbia bisogno di consultarli. Questo permette di ottimizzare il processo decisionale e aumentare la produttività del settore.

Un sistema di gestione dei documenti può anche includere metadati come i tag, le parole chiave, le descrizioni utente, le date di creazione e modifica, ecc., che forniscono informazioni dettagliate su cosa contengono i documenti. I metadati consentono a chiunque di trovare facilmente il documento appropriato tra una serie di file digitali.

L’importanza dei metadati per una organizzazione dinamica dell’archivio

I metadati, cioè le informazioni che descrivono altre informazioni, possono essere utilizzati per migliorare la gestione dell’archivio documentale in modo da renderlo più dinamico e utile. Consentono di creare regole per la catalogazione dei documenti e di raggrupparli in modo strutturato. Forniscono opportunità di navigazione e ricerca più rapide ed efficaci. La loro utilità è data dalla possibilità di fornire le informazioni necessarie per localizzare i contenuti più velocemente e per facilitare la collaborazione tra i dipendenti.

Anche nella fase di conservazione dei documenti i metadati risultano utili, consentono una migliore identificazione del materiale archiviato, informazioni sugli autori, date di creazione e argomenti trattati: permettono un controllo più accurato dell’archivio documentale.

Il routing dei documenti in base al contenuto

Il routing dei documenti in base al contenuto è una funzionalità fondamentale per una gestione documentale efficace. I documenti possono essere automaticamente inviati ai destinatari interessati in base al loro contenuto, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.

Se l’azienda necessita di gestire grandi volumi di documenti diretti a destinatari diversi, il routing risulterà molto prezioso, sostituisce infatti l’invio manuale per destinatario con l’invio automatico, facendo risparmiare tempo prezioso.

Un sistema di routing dei documenti intelligente può essere configurato per riconoscere i diversi tipi di contenuti presenti all’interno e  indirizzarli correttamente a un destinatario specifico o a un gruppo di destinatari. Ad esempio, se un documento contiene informazioni sulla fatturazione, il processo di routing potrebbe indirizzarlo automaticamente alla persona responsabile.

Documenti nativamente digitali – Acquisizione dei metadati

L’ acquisizione dei metadati è un’attività centrale nel processo di gestione documentale moderna, poiché consente di classificare i documenti in modo più accurato.

Le informazioni contenute nei metadati possono essere estratte automaticamente da file nativamente digitali o inserite manualmente da un utente e possono servire per filtrare i documenti in base alle loro caratteristiche e categorie.

Il processo di ricerca e indicizzazione dei documenti risulterà più veloce, prevenendo anche la perdita di dati preziosi perché sarà molto semplice rintracciare un determinato file e identificare la sua fonte originale.

Documenti cartacei – Acquisizione dei metadati mediante OCR-ICR-AI e ML

Gestire i documenti cartacei può essere un processo complicato e costoso, ma le tecnologie OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition) e AI (Artificial Intelligence) possono aiutare a semplificare e velocizzare l’acquisizione dei metadati da documenti cartacei.

L’OCR è una tecnologia che consente di acquisire dati da documenti cartacei scannerizzati, trasformandoli in testo modificabile. Questa tecnologia è stata inizialmente sviluppata per riconoscere caratteri stampati sulla carta, ma nel corso degli anni ha fatto progressi notevoli: oggigiorno, le più avanzate tecnologie OCR sono in grado di riconoscere parole manoscritte e lettere maiuscole e minuscole.

L’ICR invece consente di acquisire dati da documenti cartacei scannerizzati utilizzando algoritmi di apprendimento automatico per estrarre informazioni relative alla forma del carattere.

Anche la tecnologia dell’ AI può essere utilizzata per acquisire dati da documenti cartacei scannerizzati, i sistemi possono analizzare le immagini della scansione per ottenere informazioni chiave come nominativi, numerazioni, data e luogo, ecc.

L’utilizzo combinato di queste tre tecnologie supportate dall’intelligenza artificiale e dall’apprendimento automatico (ML) può offrire un modo più efficiente ed efficace per acquisire metadati da documenti cartacei. Un sistema ML può “imparare” come identificare ed estrarre le informazioni pertinenti dai documenti digitalizzati in modo più accurato nel tempo. 

Documenti di diversa natura

Organizzare i documenti di diversa natura in un ambiente digitale è un processo che consente di archiviare, conservare e condividere con facilità documenti come immagini, testi, fogli di calcolo e presentazioni.

La gestione documentale permette di raggruppare tutti i tipi di documento su un’unica piattaforma, eliminando la necessità di cercare fisicamente documenti cartacei o su dischetti, facendo risparmiare tantissime ore di lavoro.

Si raccomanda però di eseguire periodicamente il backup della raccolta digitale per prevenire la perdita accidentale dell’intero insieme di informazioni.

Gestire il sistema di gestione documentale? Low coding

Low coding è una nuova forma di sviluppo software che consente ai professionisti IT di creare applicazioni senza scrivere codice: ciò significa che puoi configurare facilmente un sistema di gestione documentale piuttosto che programmare da zero.

Gli strumenti low coding offrono un modo intuitivo per definire le regole del sistema, creare moduli e relazioni tra i dati e analizzare i risultati. Con l’aiuto di interfacce visive drag and drop, è possibile creare rapidamente nuovi processi documentali, come l’archiviazione dei documenti, la ricerca e la modifica dei contenuti esistenti. Un’altra funzione utile è la possibilità di aggiungere ruoli a livello di utente per regolare l’accesso a determinati contenuti.

Un sistema di gestione documentale low-coding consente anche un processo collaborativo efficiente tra i dipendenti coinvolti nel progetto in quanto gli strumenti offrono funzionalità come la condivisione in tempo reale e la creazione di commenti su vari tipi di file. Questo permette a tutti i membri della squadra di partecipare attivamente al processo decisionale.

Con tutte queste opzioni, è facile vedere come gli strumenti low code rendano più agevole gestire un sistema di gestione documentale. Offrono flessibilità nella creazione delle regole del sistema e facilitano la collaborazione tra i membri della squadra.

L’azienda cambia e il Sw di gestione documentale si deve adattare con facilità

L’evoluzione della tecnologia digitale ha portato a un’accelerazione nei cambiamenti delle aziende, bisogna adeguarsi in modo rapido e flessibile alle esigenze del mercato, spesso richiedendo modifiche di operazioni e processi già consolidati. 

Il sistema di gestione documentale può supportare queste esigenze aziendali, fornendo una soluzione scalabile e veloce per gestire i documenti. Con un software di gestione documentale, le aziende possono gestire tutti i tipi di contenuti come documenti, report, immagini, video, audio e altri contenuti digitali, consentendo alle persone di collaborare su progetti condividendo informazioni in modo sicuro.

Un software di gestione documentale ben progettato semplifica il processo decisionale. Ad esempio, gli strumenti di ricerca avanzati del software consentono agli utenti di accedere rapidamente a qualsiasi informazione necessaria in qualsiasi momento. Il software può incorporare le regole aziendali per garantire che tutte le informazioni siano archiviate in modo corretto e facilmente accessibili da qualsiasi dispositivo.

Risulterà facile anche la migrazione da un sistema all’altro nel caso in cui l’azienda lo debba cambiare o aggiornare. Questo significa che non sarà necessario ricominciare da zero se si cambierà software o se si aggiorneranno le operazioni, una flessibilità che consente il mantenimento di un’alta produttività azzerando le interruzioni.

Chi genera il documento deve poter scegliere i destinatari

Uno degli aspetti più importanti della gestione documentale è consentire a chi genera il documento di scegliere i destinatari in maniera accurata, evitando che siano rivelate informazioni riservate o che vengano inviate copie a persone non autorizzate.

Questa funzionalità è particolarmente utile quando si tratta di documenti sensibili come contratti, informazioni sugli stipendi o questioni legali.

Gestire in modo adeguato i documenti può anche aumentare la produttività e ridurre gli errori umani. Ad esempio, se un membro del team possiede un’informazione ma non è incluso nella lista dei destinatari, l’informazione potrebbe essere persa o non ricevere un’adeguata attenzione.

Alcune soluzioni di gestione documentale consentono di creare gruppi definiti di destinatari. In questo modo, l’utente può semplicemente selezionare il gruppo corretto e tutti i membri verranno automaticamente aggiunti alla lista di destinatari. Ciò evita la necessità di aggiungere manualmente persone alla lista e assicura che tutti i membri del gruppo abbiano accesso alle informazioni necessarie.

Un altro vantaggio della gestione documentale è che consente agli utenti di monitorare le modifiche apportate a un documento e chi ha accesso al file, tenendo traccia delle variazioni nel tempo. Se sono presentati problemi legati alla sicurezza o ad altri aspetti critici, gli utenti possono risalire facilmente agli autori originali o a chi ha fatto eventualmente delle modifiche al testo.

L’IT manager non deve essere asservito al sistema di GED

L’IT manager è una figura professionale basilare all’interno di un’azienda, il suo ruolo consiste nell’assicurare che la tecnologia sia utilizzata in modo efficiente ed efficace. Tuttavia, spesso gli IT manager si sentono asserviti ai sistemi di Gestione Documentale (GED).

Un GED è un sistema informativo che gestisce documenti e informazioni all’interno di un’azienda o di un ente pubblico. Di solito include funzionalità come l’archiviazione, la ricerca, l’elaborazione e l’accessibilità dei documenti. Un GED può essere molto utile per le organizzazioni e può aiutare le persone ad accedere rapidamente alle informazioni necessarie. Tuttavia, ci sono alcune limitazioni che possono impedire agli IT manager di fare il proprio lavoro al meglio.

In primo luogo, i sistemi GED possono essere costosi da implementare ed essere complicati da gestire. Ciò può significare che molti IT manager si sentano costretti a dedicare più tempo al mantenimento del sistema piuttosto che alle altre attività più strategiche. In secondo luogo, i sistemi GED possono limitare la creatività degli IT manager in quanto devono seguire i parametri impostati dal sistema.

L’IT manager non deve essere asservito al sistema di GED ma piuttosto dovrebbe essere considerato come un partner strategico nella gestione delle informazioni digitali all’interno dell’organizzazione. Dovrebbero essere coinvolti nella definizione della strategia documentale e nella selezione delle soluzioni tecnologiche più adatte alla propria organizzazione. In questo modo possono contribuire a garantire un uso efficace ed efficiente delle risorse IT dell’azienda.

Gestione documentale su cloud, i vantaggi di Docushare

Il GruppoDR è DocuShare Solution Partner per l’Italia.

Gruppo DR fornisce supporto per l’installazione e la configurazione di DocuShare attraverso una serie di servizi e risorse per garantire un’implementazione efficace della piattaforma. 

Xerox DocuShare offre alle organizzazioni di qualsiasi dimensione e settore i seguenti vantaggi e benefici:

  • Semplifica e velocizza il processo di gestione documentale, riducendo i costi e gli errori umani
  • Migliora la qualità dei servizi erogati ai clienti e alle parti interessate, garantendo la sicurezza e la protezione dei dati
  • Supporta la trasformazione digitale e l’innovazione, consentendo di accedere, condividere e collaborare sui documenti da qualsiasi dispositivo e luogo
  • Automatizza i flussi di lavoro con strumenti flessibili e intuitivi per gli utenti aziendali, integrando le applicazioni esistenti
  • Assicura la conformità alle normative vigenti in materia di documentazione amministrativa, con funzionalità di revisione, aggiornamento e conservazione dei documenti

Funzioni

Abbiamo integrato le potenti funzioni di Xerox DocuShare con l’acquisizione di documenti e dei loro metadati mediante una Digital Mail Room in grado di gestire i flussi di documenti in entrata da

  • Caselle multiple di Posta Elettronica Ordinaria
  • Caselle multiple di Posta Elettronica Certificata
  • Flussi di documenti provenienti da altri applicativi interni ed esterni all’organizzazione via web service
  • Modulistica Elettronica Digitale
  • Documenti cartacei pervenuti tramite posta tradizionale o eventualmente provenienti dagli archivi storici

I documenti in ingresso possono essere oggetto di protocollazione conforme alle indicazioni AgID in materia sia in forma automatizzata che manuale.

Abbiamo inoltre integrato le funzionalità di Life Cycle Manager di DocuShare che consentono di automatizzare il ciclo di vita dei documenti con un flusso verso una piattaforma di conservazione a norma dei documenti (altrimenti detta anche conservazione sostitutiva).

L’integrazione consente di portare automaticamente i documenti in conservazione rispettando le tempistiche previste dalle norme in materia fiscale e civilistica.

Il sistema consente di supportare l’attività del Responsabile della Conservazione previsto dal regolamento AgID in materia e di consolidare in un processo stabile il flusso da descrivere nel Manuale della Conservazione

Gruppo DR si impegna a supportare i clienti lungo tutto il percorso di implementazione di DocuShare, fornendo servizi di consulenza, assistenza tecnica e risorse formative per garantire un’installazione e una configurazione di successo.

Per ulteriori informazioni su Xerox DocuShare e sulle integrazioni realizzate e per richiedere una consulenza personalizzata, è possibile compilare il seguente modulo contatti. Un consulente del GruppoDR sarà lieto di fornire tutte le informazioni necessarie e di aiutarla a scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.

SCOPRI LA COMODITÀ DELLA FIRMA DIGITALE CON IL NOSTRO SERVIZIO!

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Consente di eliminare il cartaceo per tutti i documenti dove è necessaria una firma autografa. Il documento nasce digitale e vive digitalmente in originale.

BENEFICI

PIENA VALIDITA LEGALEPiena validità legale In conformità al Regolamento UE 910/2014 eIDAS. Emette anche certificati digitali che consentono di creare firme elettroniche qualificate o avanzate, supportando sia le interazioni di persona che quelle a distanza.

SOLUZIONE ECOLOGIGASoluzione Ecologica Senza la necessità di usare toner, carta e penne, si può ridurre l’emissione di CO2.

RICERCA SEMPLICE Ricerca semplice Niente più faldoni in cui cercare, ma documenti archiviati digitalmente senza duplicazioni. Più facili da trovare e condividere.

MENO PERDITE DI TEMPO Meno perdite di tempo Gestire e lavorare le pratiche dei clienti diventa più semplice e veloce, così il tuo staff può dedicarsi a cose più importanti

RISPARMIO Risparmio Abbatti i costi indiretti e quelli diretti legati alla carta, al toner e all’affitto di spazi dedicati all’archiviazione.

Alcuni contesti

Diversi sono i documenti che possono beneficiare dell’ implementazione di una firma digitale  e altrettanto vari sono gli ambiti nei quali può essere applicata, ad esempio :

  • Direzione aziendale azioni del consiglio direttivo, comunicazioni aziendali, relazioni pubbliche, relazioni degli investitori
  • Documenti Risorse Umane documenti dei dipendenti in azienda (contratti, assunzioni, licenziamenti), registro presenze dipendenti, formazione dei dipendenti
  • Documenti Legali contratti, accordi, ordini, deleghe e mandati
  • Contabilità fatture, affitti, richieste rimborsi spese, DDT, tasse, registri contabili, libri giornali, richieste di acquisto
  • Appalti documenti di acquisto, contratti e subappalti
  • Documenti vendite e produzione proposte di vendita, contratti con i clienti, report e istruzioni di produzione
  • Certificazione qualità documenti per il controllo della qualità (QC), Certificazioni, documenti per la formazione, procedure di prova, visite ispettive sul campo, manutenzione, rapporti  di taratura
  • Documenti tecnici disegni, piante, relazioni tecniche, preventivi, computi, piani operativi
  • Sanità informativa privacy, consenso trattamento dati, report medici, documentazione clinica, report di laboratorio, certificati di analisi
  • Banche e Assicurazioni mutui, fidejussioni, gestione investimenti, contabili di filiale

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Linee Guida AgID: l’evoluzione della digitalizzazione documentale

Scritto da Gruppo DR il . Pubblicato in NEWS.

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Linee Guida AgID: l’evoluzione della digitalizzazione documentale

L’entrata in vigore delle nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici obbliga aziende, amministrazioni pubbliche e conservatori a formare, gestire e conservare i documenti informatici secondo le nuove indicazioni fornite dalla normativa.

Il webinar gratuito, organizzato da Gruppo DR in collaborazione con Ifin Sistemi propone di affrontare le tematiche relative alla corretta conservazione dei documenti informatici fin dalla fase di formazione, i metadati, i ruoli coinvolti, le responsabilità e gli adempimenti necessari.

L’obiettivo finale del webinar è di far comprendere i requisiti della conservazione digitale a norma dei documenti secondo quanto disciplinato dalle nuove Linee Guida AgID.

AGENDA

  • Introduzione alle Nuove Linee Guida AgID: evoluzione della digitalizzazione documentale
  • Responsabile della conservazione: competenze, compiti e responsabilità
  • Redazione del Manuale della Conservazione
  • Sicurezza e privacy
  • Il supporto di DR per la governance del processo di conservazione digitale

Gruppo DR è partner certificato PSO di IFIN SISTEMI *CONSERVATORE QUALIFICATO SU MARKETPLACE AGID oltre ad essere partner certificato Xerox DocuShare, la nostra competenza ci consente di fornire applicazioni personalizzate e sviluppi specifici, per l’utilizzo della piattaforma.

*Già Conservatore Accreditato AgID dal 2015 e ora Conservatore Qualificato per il Marketplace AgID, Ifin Sistemi si impegna ad essere un provider di riferimento per soluzioni e servizi per la conservazione digitale. Una dedizione costante nel perseguire elevati standard di qualità, sicurezza e organizzazione per offrire a pubbliche amministrazioni ed imprese il servizio migliore.

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Nuove Linee Guida AgID 2022

Scritto da Gruppo DR il . Pubblicato in NEWS.

Aggiornamento sull’applicazione delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di natura fiscale e contabile

 

il 17 Dicembre 2021 AgID ha pubblicato sul proprio sito istituzionale il documento dal titolo “I metadati del documento informatico di natura fiscale e contabile”.

La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione,
gestione e conservazione. Nell’ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attività
che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali
corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte.

Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta inoltre la migliore
garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica

Ai seguenti link trovate il documento e il relativo schema

Documento>>>

Schema>>>

Entrambi sono finalizzati ad agevolare i soggetti interessati alla valorizzazione dei metadati già previsti nell’Allegato 5 alle Linee Guida AgID per i documenti fiscali

Riassumendo Dal 1 Gennaio 2022 tutte le Pubbliche Amministrazioni e le aziende private avranno l’obbligo di strutturare i propri processi di gestione documentale adeguandosi alle nuove Linee Guida AgID.
L’Agenzia per l’Italia Digitale riunisce nelle nuove linee guida le regole concernenti, formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Le nuove Linee Guida AgID introducono :

  • Nuove Linee Guida AgID: i metadati tra norma e funzione. Si stabilisce che “al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati”.
  • Nuove Linee Guida AgID: I ruoli e le responsabilità. Il compito del responsabile della conservazione sia nelle Pa che nel mondo privato è quello di definire e di attuare le politiche del sistema di conservazione e di gestirlo in autonomia sotto la sua responsabilità. Per i soggetti diversi dalle amministrazioni pubbliche, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche archivistiche e informatiche.
  • Nuove Linee Guida AgID: Certificazione di Processo: strumento strategico per la dematerializzazione. Per assicurare l’efficacia probatoria dei documenti informatici e delle copie, la certificazione di processo è stata introdotta dal legislatore con la finalità di favorire la dematerializzazione di grosse quantità di documenti analogici

Gruppo DR è partner certificato PSO di IFIN SISTEMI* CONSERVATORE QUALIFICATO SU MARKETPLACE AGID e partner certificato Xerox DocuShare, la nostra competenza ci consente di fornire applicazioni personalizzate e sviluppi specifici, per l ‘utilizzo della piattaforma.

*Già Conservatore Accreditato AgID dal 2015 e ora Conservatore Qualificato per il Marketplace AgID, Ifin Sistemi si impegna ad essere un provider di riferimento per soluzioni e servizi per la conservazione digitale. Una dedizione costante nel perseguire elevati standard di qualità, sicurezza e organizzazione per offrire a pubbliche amministrazioni ed imprese il servizio migliore.

Gruppo DR supporta i Clienti nel percorso di adeguamento alle Nuove Linee Guida AgID. Per ulteriori informazioni e per richiedere il supporto contattateci

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